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更新年月日:2011年12月25日 

差し込み印刷の印刷位置調整
(はがき宛名書き印刷)

 

by ゆうゆう 

 ここで使用する Microsoft Word のファイル『insert.doc』は、年賀状・暑中見舞い・各種案内状のはがきに宛名書き印刷するファイルです。 印刷に必要な住所録のデータは、 Excel のファイル『address.xls』から自動的に取り込み印刷されます。 双方とも前ページに解説のファイルです。

 データファイルの指定を変更するには下記を参照ください。

【Microsoft Office 2000】

Word メニューバー[ツール]→[差し込み印刷ヘルパー]→ 2.データファイル[データファイル指定]→[データファイルを開く]と、クリックして表示された『ダイアログボックス』で目的のファイルを選択します。

【Word 2002】

·         [ツール]→[オプション]の全般タブにある『文書を開く時にファイル形式を確認する』はOFFの状態です。

1.      表示ツールバー差し込み印刷を選択し、ツールバーを表示します。 

もしくは、[ツール]→[はがきと差込印刷]→[差込印刷ツールバーの表示]と順にクリックしてツールバーを表示します。

2.      データソースを開くボタンをクリックし、データファイル(Excelファイル)を指定します。

【Microsoft Office 2003】

上記(Word 2002) Word 差し込み印刷のツールバー[データソースを開く]と、クリックして表示された『ダイアログボックス』で目的のファイルを選択します。

【Microsoft Office 2007】

Word メニューバー[差し込み文書]→[差し込み印刷の開始]→[宛先の選択]→[既存のリストを使用]と、クリックして表示された『ダイアログボックス』で目的のファイルを選択します。

 

差し込み印刷ツールバーが表示されていない場合にそれを表示するには、メニューバー[ツール]→[はがきと差し込み印刷]→[差し込み印刷ツールバーの表示]と順にクリックすることで表示されます。

 

これで完璧! Office 2003とOffice 2007のコマンド対応学習講座:
http://juen-cs.dl.juen.ac.jp/html/office2003-2007/02/03/24/index.html 

 

印刷位置の調整

 Microsoft Word のファイル『insert.doc』印刷したときに郵便番号が正しく枠内に収まるように微調整が必要な場合の手順は下記を参照下さい。

  1.Microsoft Word  のメニューバー内[ファイル]→[ページ設定]と順にクリック。

 

2.上記手順で表示された『ダイアログボックス』でタブ[余白]をクリックします。
下図の[上]と[左]の数値を調整して、郵便番号が正しく枠内に収まるように調整します。
数値を変えたら、ボタン[OK]をクリックしてダイアログボックスを閉じます。

 

更に細かく調整したい場合は、目的の文字列を選択後、下図のように左インデント、もしくは右インデントで調整します。

 

住所録への入力

 Microsoft Excel のファイル『address.xls』で、[水色の列]が差し込み印刷に反映される列です。
 入力する列は、[郵便番号A]と[郵便番号B]を除く[水色]の列、及び[郵便番号]の列です。
 [郵便番号]の列に入力すると、[郵便番号A]と[郵便番号B]は自動的に反映されます

 

 データが10行を越える場合は、行番号をドラッグして反転表示し、反転表示した上にマウスポインタを置いて右クリックでコピーします。

 10行の行番号を右クリックして行を挿入して下さい。

 

上記はセルの書式を行方向に全てコピーする手法です。
Excel ではあらゆるデータベースから抽出したCSV形式のファイルを読み込むことが出来ますので、今まで使ってきたデータを生かして使うことが出来るので重宝しています。

 

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